Банковские карты Visa, Visa Electron и Maestro можно использовать для оплаты электронных билетов, приобретенных на сайте РЖД или в мобильном приложении авиакомпании. Все платежные процедуры осуществляются через платежный шлюз ТрансКредитБанка.
Как получить отчетный документ за ж/д билет для получения командировочных в бухгалтерии
Деловые поездки всегда предполагают расходы на проезд, проживание и питание сотрудников компании. Обычно эта услуга оплачивается работником из собственных средств. Затем бухгалтерия возмещает сотруднику расходы на проезд. Однако для того, чтобы получить компенсацию за проезд, вам необходимо доказать это. Как же получить отчетную документацию, если вы покупаете электронные билеты на поезд через интернет или проездные документы в билетной кассе?
Тип документов, необходимых сотрудникам для отчета о командировочных расходах перед бухгалтерией, зависит от типа приобретенного билета. Они различаются для проездных документов, приобретаемых в кассах РЖД и онлайн (например, на сайте Rutrip). Отчетность также упрощается при покупке электронных билетов. Информацию о том, как получить электронный билет, можно найти здесь.
Бумажный проездной документ
Если вы покупаете билет в железнодорожной кассе, вам потребуется бумажный проездной документ и кассовый чек, который вы должны задекларировать. В качестве альтернативы могут быть доступны только бумажные билеты с QR-кодом. Бухгалтерия должна иметь возможность принимать билеты без квитанции.
Предупреждение Сотрудники, отправляющиеся в командировку, должны обеспечить сохранность билетов и квитанций. Без них командировочные расходы не будут возмещены.
Электронный билет на поезд
Квитанции к электронным билетам не выдаются. В этом случае требуется чистый бланк счета. Это документ, подтверждающий оплату услуг и имеющий такую же юридическую силу, как и чек. Контрольный листок является такой формой учета. На его основе составляется авансовый отчет.
Контрольный лист содержит номер заказа и номер электронного билета. Каждый номер состоит из 14 символов. Эти номера идентичны, если приобретается только один туристический ваучер. В ваучере также содержится информация о месте отправления и прибытия, дате и времени. Будет показана общая сумма вашего проездного документа, включая тарифы и НДС.
Обратите внимание При посадке в поезд необходимо предъявить посадочный талон, а не контрольный пропуск. Он будет отправлен сразу после оплаты на адрес электронной почты, указанный при покупке билета. Вы также можете просмотреть свои проездные документы в разделе «Мои бронирования» или «Мои билеты», в зависимости от того, на каком сайте вы их приобрели.
Где получить отчетные документы?
Способ получения отчетных документов также зависит от типа приобретенного билета. При покупке бумажного проездного документа в железнодорожной кассе вы получаете кассовый чек. Подготавливается кассиром после предоплаты услуги пассажирского транспорта. Сохраните его и принесите кассиру вместе с билетом на поезд.
Внимание! Наличие билета без чека не может быть доказательством расходов. Однако, если билет содержит QR-код, квитанция не требуется.
Если вы приобрели билет онлайн, вам понадобится контрольный купон. Их можно загрузить, нажав на соответствующую табличку в разделе «Мои заказы» или «Мои билеты» на сайте, где они были приобретены. Копия также будет отправлена вам по электронной почте в виде PDF-файла. Образец электронного купона можно найти здесь.
Эти талоны необходимо распечатать и отдать работодателю или в бухгалтерию.
После оплаты электронный купон можно просмотреть для подтверждения бронирования. Однако этот талон не является проездным документом.
Налог на прибыль
Поскольку речь здесь обычно идет о паспортах, которыми пользуются командированные сотрудники, важно помнить, что расходы на приобретение этих паспортов (и другие командировочные расходы) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 264 (1) (xii) Налогового кодекса РФ). Разумеется, расходы должны быть экономически обоснованными, надлежащим образом оформленными и подтвержденными, а также направленными на получение дохода (пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса). Документальным подтверждением командировочных расходов для целей подоходного налога является авансовый отчет работника и подтверждающие документы, в частности, авиа- и железнодорожные билеты (маршрутные квитанции и контрольные талоны).
Но достаточно ли этих документов для обоснования командировочных расходов? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к разъяснениям официальных органов: в письме от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214 чиновник Минфина разъяснил, что для подтверждения расходов на приобретение электронных авиабилетов требуется как маршрутная квитанция, так и посадочный талон. Кроме того, посадочный талон (в том числе полученный через онлайн-регистрацию) должен содержать подтверждение того, что подотчетное лицо воспользовалось услугой воздушного транспорта. Как правило, такое подтверждение является штампом о регистрации.
Это означает, что даже если сотрудник приобретает билет и регистрируется на рейс через Интернет, на распечатанном посадочном талоне должен быть проставлен штамп «Проверено».
Если на распечатанном электронном посадочном талоне отсутствует штамп инспекции, то, по мнению финансового учреждения, факт полета подотчетного лица может быть подтвержден другим способом, например, свидетельством о полете, выданным авиакомпанией или ее представителем (№ 03-03-06/1/80056 от 09.01.2017 , № 19.06.2015). 03-03-07/35548), см. также письмо от 03-03-07/35548). Справка, обосновывающая эти расходы, требуется и в случае утери посадочного талона (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187 , от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296 ).
Разумеется, маршрутная квитанция также должна содержать всю необходимую информацию. Например, если транспортные расходы не указаны, то такие квитанции не могут служить основанием для признания расходов (см. письмо Минфина РФ от 26 сентября 2012 г. № 03-07-11/398).
Обратите внимание. По мнению Минфина, если билет приобретен на бездокументарной (электронный билет) основе, то документами, подтверждающими правомерность расходов на приобретение билета, для целей налогообложения являются маршрутная квитанция бумажного электронного документа (билета), созданная автоматизированной информационной системой воздушного транспорта и содержащая стоимость авиаперевозки, и посадочный Билет считается билетом.
Важный нюанс: безопаснее перевести обязательные реквизиты электронных билетов, оформленных на иностранном языке, на русский язык и проверить расходы (см. письмо Минфина РФ № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 года). Если агент по продаже билетов выдает справку на русском языке и она содержит всю необходимую информацию, перевод не требуется (см. письма Министерства финансов Российской Федерации № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 года и 03-03-06/1/168 от 22 марта 2010 года). Однако Федеральная налоговая служба считает, что для подтверждения расходов нет необходимости переводить электронный билет, так как большая часть необходимой информации на электронном билете заполнена в соответствии с Единой международной системой кодирования (кириллические символы заменены латинскими) (см. письмо № ШС-37-3/656@ от 26 апреля 2010 г. ).
Вычет НДС
В соответствии со статьей 171(7) Налогового кодекса РФ НДС по расходам на проезд к месту командировки принимается к вычету. Как правило, сумма «входного» НДС принимается к вычету (статья 172, пункт 1 Налогового кодекса).
— На основании счета-фактуры по НДС, выставленного продавцом в момент приобретения товаров (работ, услуг) и права собственности.
— А в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6 — 8 статьи 17, — на основании иных документов.3, 6 — 8 ст. 171 НК РФ .
Другими словами, счета-фактуры не являются обязательным условием для вычета НДС по командировочным расходам. В то же время Положение Налогового кодекса не содержит прямой ссылки на другой документ (вместо счета-фактуры) в качестве основания для применения налогового кредита.
Однако в пункте 18 Положения о контроле книги покупок указано, что при приобретении транспортных услуг для командированных сотрудников в книгу покупок должен быть внесен счет-фактура или строгий отчет (копия). В этом случае НДС в документе должен быть показан в отдельном действии. Поэтому, если сумма НДС выделена в строго пояснительных документах, выдаваемых командированному (например, в маршрутных квитанциях или контрольных талонах), это является основанием для применения данного налогового вычета. Это соответствует письму ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@.
Так, «входной» НДС можно принять к вычету, если сумма налога указана на маршрутной квитанции авиабилета или на контрольном купоне электронного железнодорожного билета (письмо Минфина России от 26 февраля 2016 года № 03-07-11/11033, от 30 января 2015 года № 30-07-11/11033). 03-07-11/3522 , см. также № 03-07-11/37594 от 30 июля 2014 г.).
Обратите внимание: маршрут/квитанция электронного билета и контрольный купон электронного железнодорожного билета не содержат идентификационного номера авиакомпании/агента, оформившего билет. Поэтому при регистрации электронного билета в книге покупок вместо ИНН/КПП продавца необходимо поставить прочерк (см. письмо Минфина 03-07-11/30876 от 28.05.2015).
Однако, к сожалению, это не всегда так. Некоторые авиакомпании не указывают сумму налога отдельно в проездных документах. Существуют официальные объяснения этой проблемы. В частности, в письме № 03-07-11/01 от 10.01.2013 года Министерство финансов указывает, что налоговые вычеты на основании таких проездных документов не допускаются. Поэтому суммы, отраженные в них в соответствии со статьей 264, параграф 12, пункт 1. Статья 264(1)(i) Налогового кодекса включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Однако если проездной документ оформлен как счет-фактура (даже агентом или субагентом авиакомпании), налогоплательщик имеет право на вычет НДС на этом основании, хотя сумма налога по электронному билету отдельно не показывается (Постановление Восточного федерального округа по делу № A19-5831/2012 27.11.2012). Это связано с тем, что статья 18 Положения о ведении книг покупок позволяет использовать в качестве основания для налогового кредита как счет-фактуру, так и бланк строгой конфиденциальности. Нет необходимости вводить налог в обе формы одновременно.
Если вам нужно более одного билета, вы можете заказать билеты для трех человек, не считая вас, в таблице «Информация о пассажирах». Для этого нажмите на кнопку «Добавить» и заполните все поля.
Покупка детских онлайн-билетов
Процедура оформления билетов для детей осуществляется практически так же, как и для взрослых. При совершении покупки рекомендуется учесть несколько нюансов
- Льготный тариф — дети до 5 лет едут бесплатно, а младенцы в возрасте от 5 до 10 лет — по льготному тарифу.
- Сопровождающие лица — дети младше 10 лет не могут путешествовать одни, даже если для ребенка приобретен отдельный билет. Кондукторы не имеют права пропускать младенцев без сопровождения взрослых.
- Документы — Несовершеннолетние (до 14 лет) должны иметь при себе свидетельство о рождении. Его необходимо предъявить кондуктору при входе. Требуются оригиналы документов.
ВАЖНО: Для поездок внутри страны можно использовать нотариально заверенную копию свидетельства о рождении.
Билеты за границу
Правила ОАО «РЖД» по выезду за границу мало чем отличаются от правил выезда за рубеж, но небольшие нюансы всегда следует учитывать. Например.
- Могут существовать и другие требования к перевозке детей.
- Другие ограничения на багаж.
- Другие правила перевозки домашних животных
Рекомендуется иметь при себе распечатанный посадочный талон с пометкой EP или обычный бумажный билет. Это поможет избежать проблем и возможных осложнений.
